Nómina electronica en SAP

La Nómina electrónica se rige en Colombia por la Resolución 000013 11 febrero 2021 emitida por la DIAN, su obligatorio cumplimiento inicia a partir del primero de julio de 2021, los siguientes son los principales componentes de la norma:

Marco Legal

  • Resolución 000013 11 febrero 2021 DIAN
  • Artículo 616-1 del Estatuto Tributario
  • Artículo 771-2 del Estatuto Tributario
  • Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria
  • Resolución 000042 de mayo de 2020


¿A quienes aplica?

Contribuyentes que efectúen el pago o abonos derivados de una vinculación laboral o legal y reglamentaria, así como los pagadores de pagos a pensionados, deberán hacer uso del mecanismo de Nómina Electrónica para soportar estos costos y deducciones en el impuesto de renta.

Calendario de implementación

Con la publicación del Proyecto de Resolución se establece un calendario de fechas tentativas. Se prevé que el sistema estaría habilitado por la DIAN a partir del 31 de marzo del año 2021, por lo tanto, se daría inicio a la transmisión del documento por las empresas con más de 251 empleados con fecha límite del 01 de Julio de 2021, y continuando la operación las compañías con menos número de colaboradores cerrando la operación el 31 de diciembre de 2021.

Grupo

Empleados Empresa

Inicio Habilitación

Inicio Transmisión

1

Más de 251

31-may-21

1-jul-21

2

101 250

1-ago-21

3

11 100

1-sep-21

4

4 10

1-oct-21

5

2 3

1-nov-21

6

1

1-dic-21

Periodicidad del documento electrónico

Artículo 3. Periodicidad del documento de nómina electrónica: El documento soporte de pago de nómina electrónica al que se refiere el artículo 2 de la resolución 000013 (11-feb-2021), deberá generarse para efectos tributarios de forma mensual.

Independientemente de que el sujeto obligado, realice pagos en periodos diferentes o inferiores al anteriormente indicado, es decir acumular la información relacionada con los conceptos de valores devengados de nómina, valores deducidos de nómina y el valor total diferencia, respecto de los pagos o abonos en cuenta, derivados de la relación laboral o legal y reglamentaria o de pensiones, correspondiente a las liquidaciones de nómina realizadas en el mes inmediatamente anterior por parte de los respectivos sujetos obligados al reporte, de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados.

 

Plazo para la transmisión nómina electrónica

Artículo 8. Plazo para el cumplimiento periódico de la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica para su validación y las notas de ajuste del documento soporte de nómina electrónica.

Los sujetos de qué trata el artículo 4 del Proyecto de Resolución, tendrán plazo para la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento, dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual debió generarse la información, de conformidad con lo señalado en el artículo 3 del Proyecto de Resolución, para efecto de que la DIAN realice la validación del mismo.

 

Documentos de transmisión nómina electrónica

 

DOCUMENTO SOPORTE DE PAGO DE NÓMINA ELECTRÓNICA (NominaIndividual)

Es un documento electrónico que constituye el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas -IVA, cuando aplique, derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria y que está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina y el valor total diferencia de los mismos.

NOTAS DE AJUSTE DEL DOCUMENTO SOPORTE DE PAGO DE NÓMINA ELECTRÓNICA (NominaIndividualDeAjuste)

Son documentos electrónicos que constituyen el medio por el cual se realizan ajustes al documento soporte de pago de nómina electrónica, por errores aritméticos o de contenido, y que el sujeto obligado deberá ajustar o corregir, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señale la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.

 

Características principales

 

  • Denominado expresamente como documento soporte de pago de nómina electrónica.
  • Identificar el beneficiario del pago (transmisión de documento por beneficiario)
  • Calcular e identificar el CUNE ‘Código Único de Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica’
  • Asignar un Número de Secuencia del Documento XML (prefijo y número consecutivo)
  • Firma digital del XML transmitido
  • El documento soporte de nómina que se le entrega al empleado debe tener el código QR y código CUNE.

Transmisión comprobante de nómina electrónico

Contenedor Electrónico

Es un instrumento electrónico obligatorio que se utiliza para incluir la información de cada   uno de los documentos soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del   citado documento, el cual se deberá emitir por cada uno de los beneficiarios del pago a   cargo del sujeto que realiza la generación y transmisión del mismo, así como de la   información adicional derivada de los mismos, junto con la validación realizada por la DIAN,   cuando fuere del caso.

Transmisión comprobante de nómina electrónico

MÉTODO: SENDBILLASYNC

El servicio puede recibir un ZIP con uno o más (Máximo 50) documentos electrónicos   firmados digitalmente, en formato UBL y construido según el esquema detallado en este   Manual Técnico.

Este servicio atiende la funcionalidad de enviar a la DIAN los documentos, de forma tal que   la plataforma DIAN recibe y valide los documentos Documento Soporte de Pago de   Nómina Electrónica (AttachedDocument) para efectos de obtener un TrackId que le   permitirá posteriormente al contribuyente consumir el servicio GetStatusZIP para obtener la   respuesta de validación para su uso y expedición.



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