¿Qué es la facturación electrónica y cómo implementarla en Colombia?
La facturación electrónica es uno de los requerimientos que está siendo impulsado desde el gobierno para las organizaciones, para que tengas a la mano y conozcas un concepto amplio de lo que significa y el alcance de este tema en tu negocio, te traemos este blog al respecto. Nuestra solución le ayudará a implementar la Factura Electrónica bajo condiciones que le permitan tener un software a la medida, integración con SAP, cero costos por factura, ningún tipo de mantenimiento, entre otros.
¿Qué es la facturación electrónica?
El sistema de facturación electrónica es un mecanismo que tiene como propósito principal facilitar la interacción entre vendedores y adquirentes de bienes y servicios nacionales y del exterior; así como servir en el proceso de fiscalización sobre las operaciones de los contribuyentes.
En Colombia, el Decreto 2242 de 2015 estableció las condiciones de expedición y la forma como debe operar el mecanismo, indicando en primera medida que es obligatorio el cumplimiento para las personas jurídicas y naturales que se encuentren obligadas a facturar, pero también indica que pueden aplicarlo voluntariamente las personas naturales o jurídicas que no estén obligados a facturar.
¿Para qué sirve una factura electrónica?
Este mecanismo podrá usarse desde el 1 de enero de 2018; por lo que si un contribuyente decide adoptar el sistema en forma voluntaria requiere anticiparse y hacer las respectivas adecuaciones a sus sistemas de información y cumplir con toda la normatividad aplicable en el Decreto antes mencionado y la Resolución No. 000019 de febrero de 2016.
La facturación electrónica favorece las relaciones comerciales al reducir costos de envío y recepción de facturas, así como facilita el seguimiento del estado de las facturas electrónicas como: recepción, rechazo o aceptación; brinda la posibilidad de obtener reportes y alertas permanentes en tiempo real.
2 formas para implementar la factura electrónica en Colombia
Para implementar Facturación Electrónica en Colombia existen dos formas según el Decreto 2242 de 2015, emitido por la DIAN. El 1 de septiembre inició la primera etapa de masificación y en enero de 2019, todas las empresas deberán cumplir con este requerimiento.
Solo hay dos maneras de cumplir con la normatividad y es bajo dos modalidades:
- HABILITACIÓN POR SOFTWARE PROPIO
- IMPLEMENTACIÓN CON UN PROVEEDOR TECNOLÓGICO
Pasos para implementar la facturación electrónica
Entre los aspectos generales a considerar por contribuyentes voluntarios se encuentran:
—Obtenido el visto bueno del cumplimiento de las condiciones técnicas establecidas, el cual tomará a partir de la solicitud tres meses por parte de la Dian, esta entidad tendrá 10 días para expedir la resolución con la fecha en la cual el obligado debe empezar a facturar electrónicamente, la cual no debe exceder de 3 meses siguientes a la fecha de la notificación de la resolución.
-Solicitar una nueva autorización de numeración para habilitar la factura electrónica y para la de talonario en caso de contingencia y solicitar la inhabilitación de la anterior numeración.
—A partir de la notificación de la resolución de habilitación, la expedición de las facturas por computador y en papel debe suspenderse.
—Cuando se inicie el proceso de facturación, el contribuyente deberá suministrar un ejemplar de las facturas generadas por este sistema en las condiciones que disponga la Dian y debe ser dentro de un término máximo de cuarenta y ocho (48) horas siguientes a su generación.
—La facturación por este sistema puede hacerse directamente por el contribuyente o a través de proveedores tecnológicos definidos por la Dian.
—Suministrar la información que solicite la Dian en los plazos establecidos, sin que el contenido presente errores y que corresponda a lo solicitado. De lo contrario, habrá aplicación de las sanciones establecidas en el artículo 651 del E.T.
Conclusión
El sistema de facturación electrónica facilita gran parte del proceso entre las organizaciones, los usuarios y la DIAN. Por lo tanto, es de vital importancia que las empresas cuenten con un sistema de facturación eficiente, que además cumpla con todos los lineamientos establecidos por el Gobierno Nacional en el Decreto 2242 de 2015. Teniendo en cuenta las dos alternativas para pasar a este sistema, la solución que ofrece IT-NOVA, constituye una ventaja ideal para cumplir los estándares.