Memorias Webinar: Automatiza tu recepción de facturas electrónicas en SAP
El día martes, 21 de octubre, llevamos a cabo de manera virtual nuestro webinar llamado «Automatiza tu recepción de facturas electrónicas en SAP«, el cual fue llevado a cabo por nuestro socio director, John Ferro y es nuestro consultor senior en nuestra solución de facturación electrónica en SAP, Jhon Freddy Alvárez.
Iniciamos este webinar presentando a nuestra compañía y contándoles a los espectadores sobre quiénes somos, qué hacemos, las herramientas con las que trabajamos y nuestro portafolio de servicios.
Continuamos compartiendo con nuestra audiencia los principales retos operativos, financieros y de cumplimiento que enfrentan las compañías en la facturación electrónica. Dentro de estos retos podemos destacar:
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Alta carga operativa manual
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Retrasos en el proceso y pago
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Dificultad para controlar costos y presupuestos
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Riesgo de incumplimiento normativo con la DIAN
Entre otros…
Una vez que fueron mencionados los retos a los que las empresas se enfrentan, pasamos a exponer a nuestra audiencia nuestra solución creada en It-Nova, utilizando SAP ERP, con el fin de poder darle solución a este problema.
Nuestra solución tiene cuatro enfoques principales:
1. Cargar documentos: Nuestra solución busca primeramente ingresar aquellos documentos que fueron extraídos de los correos electrónicos de las organizaciones. Capta aquellos documentos que tienen formatos como XML, PDF o anexos. Una vez cargados, estos seran puestos en una ubicación o directorio específico.
2. Validación y proceso XML: Posteriormente, se hace una verificación de reglas de negocio con la información que viene dentro del documento XML.
3. Verificación reglas de negocio: Se verifica que esta información cumpla con las validaciones básicas de la compañía y que cumpla con el proceso de recepción electrónica definido que maneja la empresa.
4. Procesamiento: Finalmente, se encuentra el procesamiento en el cual, cada documento o factura será ingresado y procesado dentro del sistema SAP.
Continuamos mencionando las funcionalidades de nuestra solución, entre las cuales podemos destacar:
- Motor de recepción de facturación electrónica: Es un programa desarrollado en ABAP, el cual puede ser programado o ejecutado en línea y permite la carga de los archivos de facturación electrónica XML y PDF.
- Monitor de recepción de facturación electrónica: Nuestro sistema provee un monitor, el cual permite ver la información de facturas. Además, permite ver el log de errores y el documento XML y PDF recibido, para que el usuario de facturación electrónica pueda gestionar los documentos.
- Asignación por usuario: Nuestro sistema permite que cierto tipo de documentos sean vistos, tratados y gestionados por usuarios en específico.
- Eventos Radian: Se hace la transición y generación de documentos documentos Radian en formatos XML de forma automática de acuerdo a las indicaciones dadas por la DIAN.
- Documentos de referencia: Nuestra herramienta permite diligenciar y utilizar estos documentos directamente dentro de SAP ERP, facilitando su integración como fuente de datos para el procesamiento automático de la información.
- Contabilizar: Es posible hacer la contabilización de estos documentos directamente en SAP y tener toda la trazabilidad dentro del monitor.
Posterior a esto, le contamos a nuestros participantes cuál es la propuesta de valor que ofrece nuestra solución. Podemos encontrar:
- Primero, nuestra solución cuenta con una integración nativa con SAP ERP. El proceso de facturación electrónica se queda inmerso en un solo sistema.
- A demás, permite monitorear toda la trazabilidad de los documentos y gestionar los errores dentro del mismo SAP, evitando tener que desplazar la información de un servicio o de un proveedor a otro. Permite centralizar toda la información en un solo lugar.
- Nuestra solución cuenta con la facilidad de ajustarse al sistema o a procesos propios de la organización.
- La mayoría de usuarios ya se encuentran familiarizados con SAP, lo cual, al emplear esta solución, ahorra tiempo y dinero en entrenamiento.
- Finalmente, no existen cargos adicionales por licencias, infraestructura y pagos mensuales y/o anuales por volumen de recepción. Nuestra solución se implementa por medio de un solo pago y, posteriormente, es instalado. Su precio no depende del volumen o de la cantidad de facturas que sean procesadas.
Abrimos un espacio para contarle a nuestros espectadores los diferentes casos de éxito que hemos tenido, dentro de los cuales destacamos a las empresas Renting Colombia y Terpel.
Seguimos realizando una demostración de cómo funciona nuestra solución en facturación electrónica. Cerramos el espacio con una ronda de preguntas por parte de nuestros participantes.